POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Fundación Escritores y/o Revista Javeriana

De acuerdo al Decreto 1377 de 2013 en el artículo 13. Políticas de tratamiento de la información, Fundación Escritores y/o Revista Javeriana presenta su política.

Objetivo:

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, distribución y supresión de los datos personales tratados por la Fundación Escritores y/o Revista Javeriana, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

Alcance:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de suscriptores y la información recolectada por medio de formularios electrónicos y análogos de la Fundación Escritores y/o Revista Javeriana, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Definiciones:

Según la Ley 1581 de 2012 (Artículo 3):

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas (Ej. Nombre, número de identificación).
  • Titular: persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Según la Cartilla de formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus derechos reglamentarios de la Superintendencia de Industria y Comercio:

  • Dato público: “Dato relativo al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público” (s.f., p. 12).
  • Dato semiprivado: “Dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector de la sociedad en general” (Ej. Datos financieros y crediticios) (s.f., p. 12).
  • Dato privado: “Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular” (Ej. Gustos, preferencias) (s.f., p. 13).
  • Dato sensible: “Aquel que afecta la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen” (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a grupos sindicales y/o sociales, estado de salud, vida sexual, datos biométricos) (s.f., p. 13).

Obligaciones:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la Fundación Escritores y/o Revista Javeriana. Son obligaciones de la Fundación Escritores y/o Revista Javeriana:

  • Limitar la recolección de datos a aquellos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente.
  • No utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
  • Solicitar autorización del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos.
  • Conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.
  • Comunicar oportunamente a los titulares de los datos personales cualquier cambio sustancial en la Política de tratamiento y protección de datos personales.
  • Aplicar los principios de legalidad; finalidad; libertad; veracidad; transparencia; acceso y circulación restringida; seguridad y confidencialidad definidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

Responsable del tratamiento:

La Fundación Escritores y/o Revista Javeriana, entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida, identificada con el NIT 860.071.601 – 0, con domicilio principal en la Carrera 7 No. 37 – 25 Piso 13 (Edificio Lutaima) de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Email revista.javeriana@javeriana.edu.co  Teléfono 3208320 Ext. 6200 – 6202.

Tratamiento y finalidad

El tratamiento que realizará la Fundación Escritores y/o Revista Javeriana con la información personal implica la recolección, almacenamiento, distribución y uso para:

  • Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
  • Ofrecer servicios y/o productos.
  • Servicio al cliente.
  • Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.
  • Realizar transacciones.
  • Fines administrativos internos y/o comerciales tales como investigación de mercado, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
  • Identificación de fraudes.
  • Establecer alianzas comerciales.

El tratamiento de los datos personales de los proveedores se da, además, para:

  • Fines comerciales y contables.
  • Cumplir disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
  • Cumplir obligaciones contractuales, por lo que la información podrá ser transferida a terceros como entidades financieras, notarías, listas OFAC y abogados.

Derechos de los titulares

Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:

  • Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  • Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Atención de peticiones, consultas y reclamos:

El área administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Podrá ejercer sus derechos por medio de los siguientes canales:

  • Correo electrónico: javeria@javeriana.edu.co
  • Teléfono: 3208320 Ext. 6200 – 6202 – 6206.
  • De manera presencial: Carrera 7 No. 37 – 25 Piso 13, Edificio Lutaima.

Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Fundación Escritores y/o Revista Javeriana presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos.
  • Número de identificación.
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

El término máximo previsto por la ley para resolver su petición, consulta y/o reclamo es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Fundación Escritores y/o Revista javeriana informará al interesado motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Vigencia:

Esta Política de tratamiento y protección de datos personales rige a partir del 1 de enero de 2020.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Referencias

Congreso de la República de Colombia. (2012, 17 de octubre). Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Recuperado de https://bit.ly/2VVDzOT

Congreso de la República de Colombia. (2013, 27 de junio). Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Recuperado de https://bit.ly/2G42qvK

Superintendencia de Industria y Comercio. (s.f.). Cartilla: Formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Recuperado de https://bit.ly/2KntbtU